Meritum Podatki

Analiza prawna

Poniżej przedstawiamy analizę prawną sporządzoną przez zespół specjalistów Wolters Kluwer, którzy na nasze zlecenie dokładnie zbadali sprawę związaną z kopiowaniem dowodu osobistego. Wynik analizy nas nie zaskoczył i wiedzieliśmy, że będziemy uprawnieni do kopiowania dowodów osobistych naszych Klientów. Dowód osobisty jest wymagany przez zagraniczny urząd skarbowy w takich przypadkach jak:

- potwierdzenie tożsamości przy korespondencji tradycyjnej

- rejestracja konta do wypłat

- rejestracja adresu korespondencyjnego

- rejestracja numeru ubezpieczenia społecznego

- rejestracja w bazie NON Resident (Belgia)

- zdalne zamknięcie konta bankowego za granicą

- odwołanie od decyzji

W związku z tym Podatkimeritum.pl jako Administrator bierze pełną odpowiedzialność za kopiowanie i przechowywanie skanów dowodów osobistych Klientów. Poniżej przedstawiamy treść ekspertyzy.

Czy kserowanie dowodów osobistych na potrzeby realizacji zlecenia będzie dozwolone po 12 lipca 2019 roku.

I. Administrator danych będzie mógł wykonywać kopie dowodów osobistych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany – art. 2 ust. 6 ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 53) – dalej u.d.p.

Oznacza to, że jeżeli wykonywanie kopii dokumentu znajduje podstawę w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, administrator danych jest uprawniony do jego wykonania. Innymi słowy podmioty, które były dotychczas uprawnione do sporządzania kopii na podstawie odrębnych przepisów nadal będą uprawnione do kopiowania dowodów osobistych. Np. podmiotami w dalszym ciągu uprawnionymi do kopiowania dowodów osobistych są te, które podlegają rygorom ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2019 r. poz. 1115, ze zm.) – dalej u.p.p.p. Zgodnie z art. 34 ust. 4 u.p.p.p. podmioty te są uprawnione do sporządzenia kopii dokumentu, jednakże należy to uprawnienie stosować z zastrzeżeniem art. 36 u.p.p.p., określającego zakres danych, do których przetwarzania jest uprawniony ten podmiot.

Jakie kroki powinny zostać podjęte w celu legalnego kopiowania dowodu osobistego po 12 lipca 2019 roku.

II. W praktyce po wykonaniu kopii dowodu osobistego, podmiot jest zobligowany niezwłocznie dokonać jego modyfikacji, tak aby kopia nie zawierała nadmiarowych danych, do których przetwarzania nie jest uprawniony. Innymi słowy powinien on pozostawić jedynie dane wymagane przez zagraniczny urząd skarbowy.

III. Analogicznie administrator danych powołując się na poszczególne przepisy sektorowe uprawniające lub obligujące go do sporządzenia kopii dokumentu, musi dostosować zawartość kopii do zasady adekwatności danych osobowych z art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO.

IV. W celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa, administrator powinien dokonać niezwłocznej weryfikacji aktualności dotychczasowych podstaw prawnych wykonywania kopii dokumentów tożsamości. Zalecane jest wypisanie podstaw prawnych w prowadzonym rejestrze czynności przetwarzania, ponieważ ułatwi to prowadzenie przyszłych audytów zgodności przetwarzania z przepisami o ochronie danych osobowych.

V. Osoba, której dokument będzie kopiowany powinna zostać poinformowana o zasadach przetwarzania jej danych zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, w szczególności należy jej wskazać podstawę prawną tego działania. Kopie powinny być przechowywane w formie zawierającej tylko i wyłącznie dane, do których przetwarzania jest uprawniony administrator, z zachowaniem szczególnych środków bezpieczeństwa fizycznego i organizacyjnego.

Opinię sporządzono dnia 09.07.2019

Współpracują z nami: