Jak delegować pracownika do Niemiec?

Firmy z siedzibą lub głównym miejscem działalności na terenie Polski, zatrudniające pracowników, mają możliwość tymczasowego kierowania ich do pracy poza granicami kraju, a dokładniej na terenie innych państw członkowskich Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) czy Szwajcarii. Taka forma mobilności pracowniczej określana jest jako delegowanie w kontekście świadczenia usług.

Zasady te odnoszą się również do firm działających jako agencje pracy tymczasowej, które mogą delegować swoich pracowników tymczasowych do przedsiębiorstw w innych państwach UE, EOG lub Szwajcarii.

Osoba delegowana to pracownik:

• zatrudniony i regularnie pracujący w Polsce, który tymczasowo zostaje skierowany do pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii przez polskiego pracodawcę w ramach umowy o świadczenie usług.
• Może to być również cudzoziemiec, pod warunkiem legalności jego pobytu i zatrudnienia w Polsce, chociaż wymagania dotyczące dokumentów pobytowych (np. odpowiednia wiza) mogą być konieczne w kraju, do którego zostaje delegowany.

Przykładowo, obywatel Ukrainy legalnie pracujący w Polsce, który zostaje delegowany do Niemiec, będzie musiał najpierw uzyskać wizę typu „Vander Elst”.

Podstawowe zasady delegowania

Delegowanie to zjawisko o charakterze tymczasowym, nie powinno przekształcić się w stałą formę zatrudnienia. Mimo że nie istnieją sztywne ramy czasowe, można wyróżnić dwa główne typy delegowania:

• krótkoterminowe (do 12 miesięcy),
• długoterminowe (ponad 12 miesięcy).

Ważne jest, aby pamiętać, że pracodawca delegujący na krótki okres może przedłużyć ten czas do maksymalnie 18 miesięcy, po wcześniejszym złożeniu uzasadnionego powiadomienia.

Delegowanie krótkoterminowe

W sytuacji delegowania na okres nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18, po odpowiednim powiadomieniu), pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi warunków pracy i płacy nie gorszych niż te, które są przewidziane przepisami prawa lub stosowanymi powszechnie umowami zbiorowymi w kraju, do którego pracownik jest delegowany. Dotyczy to m.in. minimalnych okresów odpoczynku, płatnych urlopów, wynagrodzenia, bezpieczeństwa pracy, równego traktowania płci, zakwaterowania czy zwrotu kosztów podróży. Jeśli polskie warunki są bardziej korzystne, powinny być utrzymane.

Delegowanie długoterminowe

W przypadku delegowania dłuższego niż 12 miesięcy (lub 18, po odpowiednim powiadomieniu), pracodawca musi zapewnić delegowanemu pracownikowi wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju docelowym, z pewnymi wyjątkami dotyczącymi m.in. warunków zawierania i rozwiązywania umów o pracę, klauzul o zakazie konkurencji czy dodatkowych planów emerytalnych.

Specyfika delegowania pracowników tymczasowych

Agencje pracy tymczasowej delegujące pracowników za granicę muszą zapewnić im warunki co najmniej równorzędne z tymi, które obowiązują pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Konieczne jest także przestrzeganie polskich norm prawnych, np. w zakresie czasu pracy, przerw czy odpoczynków.

Wynagrodzenie

Nie ma znaczenia, czy pracownik jest delegowany na krótki czy długi okres – musi otrzymać wynagrodzenie zgodne z przepisami kraju, do którego jest delegowany, włączając w to minimalne wynagrodzenie i dodatki związane z delegowaniem.

Informacje i wsparcie

Państwa UE, EOG i Szwajcaria udostępniają dedykowane strony internetowe, na których można znaleźć szczegółowe, przejrzyste i aktualne informacje na temat obowiązków i praw pracodawców i pracowników w kontekście delegowania.

Ubezpieczenie społeczne dla pracownika wysłanego za granicę

Gdy wysyłasz pracownika do świadczenia usług w innym kraju UE, EOG lub do Szwajcarii, istotne staje się ustalenie, gdzie powinny być odprowadzane jego składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.

Zasada podstawowa mówi, że pracownik może być objęty systemem ubezpieczeń społecznych tylko jednego kraju. Standardowo, ubezpieczenie pracownika jest realizowane w państwie, gdzie faktycznie wykonuje on swoją pracę, co oznacza, że w trakcie delegowania powinien on być ubezpieczony w kraju, do którego został wysłany.

Jednakże, przepisy umożliwiają, aby składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne były odprowadzane w państwie delegującym, czyli w Polsce. Ta opcja dotyczy zarówno krótko-, jak i długoterminowych delegacji. Jeśli preferujesz, aby twój pracownik w czasie delegacji był zabezpieczony przez polski system ubezpieczeń społecznych, powinieneś zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych celem uzyskania uwierzytelnionego formularza A1 dla twojego pracownika.

Formularz A1 świadczy o tym, że składki ubezpieczeniowe pracownika są regulowane w kraju, w którym ma siedzibę firma delegująca - w tym przypadku w Polsce. Warto mieć na uwadze, że ten dokument może zostać sprawdzony przez władze kraju, do którego pracownik jest delegowany, w trakcie różnych kontroli, stąd jego posiadanie jest obligatoryjne.

Rezydencja podatkowa

Pracownik, będący rezydentem podatkowym w Polsce, ma obowiązek płacenia podatków w Polsce od wszystkich swoich dochodów, w tym wynagrodzenia, niezależnie od miejsca, w którym je uzyskuje. Taki stan określany jest mianem nieograniczonego obowiązku podatkowego.

Status rezydenta podatkowego w Polsce jest określany na podstawie dwóch głównych kryteriów, przy czym do spełnienia wystarczy tylko jedno z nich:

• Pracownik ma w Polsce centrum swoich życiowych lub biznesowych interesów (tzw. ośrodek interesów życiowych).
• Pracownik przebywa na terenie Polski przez więcej niż 183 dni w roku podatkowym.
• Aby pracownik był uznany za rezydenta podatkowego w Polsce, musi on spędzić w kraju 183 dni w ciągu roku podatkowego, który dla osób fizycznych pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Jeśli pracownik spełnia przynajmniej jedno z tych kryteriów, wszystkie jego dochody powinny być opodatkowane w Polsce. Jako pracodawca, powinieneś więc potrącać zaliczki na podatek dochodowy i przekazywać je do odpowiedniego polskiego urzędu skarbowego. Jeżeli jednak pracownik nie spełnia tych kryteriów i nie jest uznany za polskiego rezydenta podatkowego, wówczas w Polsce opodatkowane będą tylko te dochody, które rzeczywiście osiągnął na terytorium Polski (tzw. ograniczony obowiązek podatkowy).

Może się jednak zdarzyć, że pracownik będzie spełniał kryteria rezydencji podatkowej w Polsce oraz jednocześnie w innym kraju, na przykład ze względu na czasowy pobyt lub uzyskiwanie dochodów. W tej sytuacji konieczne jest zastosowanie się do postanowień umów międzynarodowych lub konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania, zawartych między Polską a tym drugim krajem. Umowy te pomogą ustalić, w którym kraju dochody pracownika będą podlegać opodatkowaniu.

Średnia ocena: 4.4/5.0
Na podstawie: 11 opinii