Aby odzyskać zapłacony podatek za granicą należy złożyć odpowiedni wniosek VAT-REF w Urzędzie Skarbowym. Jest to specjalna procedura, która umożliwia zwrot VAT w terminie od kilku tygodni do nawet 8 miesięcy. Termin wydania decyzji podatkowej jest uzależniony od zagranicznego urzędu skarbowego. Zupełnie w innych terminach wniosek jest rozpatrywany przez niemiecki Finanzamt a np. przez holenderski Belastingdienst. Każdy kraj wprowadza własne regulacje dot. stawek podatku VAT i możliwości jego odzyskania. W większości przypadków można odzyskać podatek VAT za zakupy związane z:

Od 1 stycznia 2010 r. zmieniły się przepisy związane ze składaniem formalnego wniosku o zwrot VAT.
Do 1 stycznia 2010 podatnik chcący odzyskac podatek musiał kontaktować się z zagranicznym urzędem skarbowym i postępować wedle ustalonych procedur. W chwili obecnej wniosek składa się do polskiego Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną. Wszelka komunikacja pomiędzy podatnikiem a urzędem odbywa się w późniejszym etapie poprzez wiadomości elektroniczne. Jest to spore ułatwienie dla polskich przedsiębiorców ubiegających się o zwrot VAT z UE.